「帳簿は印刷していません。会計ソフトに入っていますから」
これで済んでいる場合と、済んでいない場合があります。分かれ目はソフトではありません。
国税庁は、要件を満たさない帳簿の扱いを一行だけ書いています。
電子帳簿保存法の適用はありません（要件を満たさない国税関係帳簿については、各税法に基づいて書面で保存する必要があります）
満たしていなければ、紙に戻ります。何を満たすのかは施行規則に3つ書かれていて、そのうち実際に用意するものは、ソフトではありません。
この記事が前提にしているのは、法人税の青色申告法人と、所得税の青色申告者が備える帳簿です。学校法人は収益事業を行っている場合に関わってきます（学校法人の収益事業と法人税）。
結論
- 紙で保存するのが原則で、データ保存は特例です。 電子帳簿保存法4条1項は「代えることができる」と書いています。満たせなければ原則に戻るだけで、罰則の話ではありません
- 要件は3つです。 ①書類の備付け ②ディスプレイ・プリンタ等の備付け ③ダウンロードの求めに応じられること。市販の会計ソフトを自社で操作しているなら、①で要るのは操作説明書と「事務手続を明らかにした書類」の2つで、後者は国税庁がサンプルを公開しています
- 帳簿のデータをPDFや画像にして保存すると、③を満たしていないことになります。 会計ソフトからCSV等で出せる状態にしておきます
- 帳簿は、原則として課税期間の初日からでないと始められません。 期中から切り替えられるのは書類のほうです。例外は、年の中途に業務を開始した個人です
- 帳簿を印刷してスキャンする形は認められません。 手書きの帳簿も対象外です
- 記帳を会計事務所に委託していてもデータ保存はできます。 ただし、期末にまとめて記帳する形は認められません
- やめるときは、要件を満たせなくなるデータを全部紙に出します。 過去の分も保存期間まで持ちます
- 「優良な電子帳簿」は別の制度です。 過少申告加算税から「基礎となるべき税額の5％」を控除します。要件を満たした備付けは課税期間の初日から、届出書は法定申告期限までです
原則は紙で、データ保存は特例です
帳簿の保存を義務付けているのは、電子帳簿保存法ではなく各税法です。
第百二十一条第一項（青色申告）の承認を受けている内国法人は、財務省令で定めるところにより、帳簿書類を備え付けてこれにその取引を記録し、かつ、当該帳簿書類を保存しなければならない（法人税法126条1項）
その「財務省令で定めるところ」が、法人税法施行規則59条1項です。
青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類を整理し、起算日から七年間、これを納税地…に保存しなければならない（法人税法施行規則59条1項）
所得税も同じ形です（所得税法148条1項）。ここに「データで保存してよい」とは書かれていません。
データで保存できるのは、電子帳簿保存法が特例を置いているからです。
保存義務者は、国税関係帳簿（財務省令で定めるものを除く。…）の全部又は一部について、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、財務省令で定めるところにより、当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存をもって当該国税関係帳簿の備付け及び保存に代えることができる（電子帳簿保存法4条1項）
国税庁の一問一答も、帳簿の保存方法を「紙保存＝○原則（所法148・法法126 等）」「電子データ…＝◎特例（電帳法４①）」と並べて示しています。
「代えることができる」なので、要件を満たせなかったときは原則に戻ります。 国税庁が書いているのは、冒頭に引いた一行です。
（要件を満たさない国税関係帳簿については、各税法に基づいて書面で保存する必要があります）
対象になるのは、最初からコンピュータで作った帳簿だけです
4条1項の「自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合」について、取扱通達4-4は「帳簿を備え付けて記録を蓄積していく段階の始めから終わりまで電子計算機の使用を貫いて作成する場合をいう」としています。
ここから2つのことが出てきます。
電磁的記録等による保存等が認められる国税関係帳簿は、自己が最初の記録段階から一貫してコンピュータを使用して作成するものであることから、手書きで作成された国税関係帳簿については、電磁的記録等による保存等は認められません（一問一答 問4）
手書きの帳簿をスキャンしてデータにする形は、認められません。 そして、同じ理由で会計ソフトの帳簿を印刷して、その紙をスキャンする形も認められません。一問一答の「帳簿書類の形態別保存の可否一覧」は、帳簿のスキャン文書を「速やかに入力」「業務サイクル後速やかに入力」「適時に入力」のいずれも1年目から7年目まで「×」としています。紙の請求書をスキャナ保存できることとは、別の話です（スキャンした紙はいつ捨てられるのか）。
4条1項には、もう1つ括弧書きがあります。「財務省令で定めるものを除く」の中身は、施行規則2条1項です。
法第四条第一項に規定する財務省令で定める国税関係帳簿は、所得税法…又は法人税法…の規定により備付け及び保存をしなければならないこととされている帳簿であって、資産、負債及び資本に影響を及ぼす一切の取引につき、正規の簿記の原則（同法の規定により備付け及び保存をしなければならないこととされている帳簿にあっては、複式簿記の原則）に従い、整然と、かつ、明瞭に記録されているもの以外のものとする（施行規則2条1項）
この条文は「…記録されているもの以外のもの」を4条1項の対象から外す、という形をしています。 つまり、きちんと記録されていない帳簿が除かれるのであって、きちんと記録されている帳簿は除かれません。会計ソフトで複式簿記により記録している仕訳帳・総勘定元帳は、この「正規の簿記の原則…に従い、整然と、かつ、明瞭に記録されているもの」に当たるので、除外される側には入りません。
満たすべき要件は3つです
施行規則2条2項が、3つを並べています。
法第四条第一項の規定により国税関係帳簿…に係る電磁的記録の備付け及び保存をもって当該国税関係帳簿の備付け及び保存に代えようとする保存義務者は、次に掲げる要件（当該保存義務者が第五条第五項第一号に定める要件に従って当該電磁的記録の備付け及び保存を行っている場合には、第三号に掲げる要件を除く。）に従って当該電磁的記録の備付け及び保存をしなければならない（施行規則2条2項）
| 要件 | 根拠 | |
|---|---|---|
| ① | 電子計算機処理システムの概要書等の備付け | 規則2条2項1号 |
| ② | 見読可能装置（ディスプレイ・プリンタ等）の備付け等 | 規則2条2項2号 |
| ③ | ダウンロードの求めに応じることができるようにしておくこと | 規則2条2項3号 |
冒頭の括弧書きを飛ばさないでください。 ③は、後に出てくる「優良な電子帳簿」の要件（規則5条5項1号）を満たしている場合には要りません。国税庁も「「優良な電子帳簿」に該当する場合には、この要件は不要となります」と注記しています。
① 備え付ける書類は、使っているものによって変わります
1号は書類をイからニまで4つ挙げていますが、同じ号の括弧書きで2つが外れます。
次に掲げる書類（当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理に当該保存義務者が開発したプログラム…以外のプログラムを使用する場合にはイ及びロに掲げる書類を除くものとし、当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理を他の者（当該電子計算機処理に当該保存義務者が開発したプログラムを使用する者を除く。）に委託している場合にはハに掲げる書類を除くものとする。）の備付けを行うこと（施行規則2条2項1号）
| 書類 | 中身（取扱通達4-6） | |
|---|---|---|
| イ | 電子計算機処理システムの概要を記載した書類 | システム基本設計書、システム概要書、フロー図、システム変更履歴書など |
| ロ | システムの開発に際して作成した書類 | システム仕様書、システム設計書、ファイル定義書、プログラム仕様書、プログラムリストなど |
| ハ | 操作説明書 | 操作マニュアル、運用マニュアルなど |
| ニ | 事務手続を明らかにした書類 | 入出力処理の手順、日程及び担当部署並びに電磁的記録の保存等の手順及び担当部署などを明らかにした書類 |
括弧書きを当てはめると、こうなります。
| 使っているもの | 備え付ける書類 |
|---|---|
| 市販の会計ソフトを自社で操作している | ハ・ニ（イとロは外れる） |
| 市販の会計ソフトで、記帳を会計事務所等に委託している | ニ（イ・ロ・ハが外れる。ニの中身も入れ替わり、「委託に係る契約書」＋電磁的記録の備付け及び保存に関する事務手続を明らかにした書類になる） |
| 自社開発（開発を業者に委託したものを含む）のプログラムを使っている | イ・ロ・ハ・ニ（記帳を他の者に委託していても、ハは外れない。下記。ただし委託しているときは、ニの中身は2行目と同じように「委託に係る契約書」＋電磁的記録の備付け及び保存に関する事務手続を明らかにした書類に入れ替わる） |
「自社開発」の範囲は広く取られています。取扱通達4-5は「「保存義務者が開発したプログラム」とは、保存義務者が主体となってその責任において開発したプログラムをいい、システム開発業者に委託して開発したものも、これに含まれる」としています。自社向けに作らせた販売管理システムから仕訳を作っているなら、イとロが要ります。
ハが外れる条件には、括弧書きで例外が付いています。 1号の括弧書きは「当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理を他の者（当該電子計算機処理に当該保存義務者が開発したプログラムを使用する者を除く。）に委託している場合にはハに掲げる書類を除くものとする」と書いています。つまり、委託先が自社開発のプログラムを動かしているなら、その委託先は「他の者」から除かれ、ハは外れません。自社開発のシステムの処理を外に出していても、操作説明書は自社で備え付けることになります。
委託先が自社開発ではないプログラムを使うのであれば、そもそも「保存義務者が開発したプログラム以外のプログラムを使用する場合」に当たるので、イとロのほうが外れ、1行目または2行目の話になります。
ハの操作説明書は、紙の冊子でなくてもかまいません。
いわゆるオンラインマニュアルやオンラインヘルプ機能に操作説明書と同等の内容が組み込まれている場合には、それが整然とした形式及び明瞭な状態で画面及び書面に、速やかに出力することができるものであれば、操作説明書が備え付けられているものとして取り扱って差し支えありません（一問一答 問8）
なお、ハが外れる場合でも操作説明書から解放されるわけではありません。次の②の条文に「これらの操作説明書」が出てくるためです。
② ディスプレイとプリンタは、性能も台数も問われません
当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存をする場所に当該電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、当該電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるようにしておくこと（施行規則2条2項2号）
機器についてのハードルは低く置かれています。
ディスプレイやプリンタ等の性能や設置台数等は、要件とされていません（一問一答 問10）
ただし、同じ問10には続きがあります。 低いのは機器そのものへのハードルで、使える状態にしておく話は別に残ります。
ただし、規則第２条第２項第２号では、ディスプレイ等の備付けとともに、「速やかに出力することができる」ことも要件とされています。このため、日常業務においてディスプレイ等を常時使用しているような場合には、税務調査では帳簿書類を確認する場面が多いことから、税務調査にディスプレイ等を優先的に使用することができるよう、事前に日常業務との調整等を行っておく必要があると考えます（一問一答 問10）
同じ問10のなお書きは、調整しても足りない場合の代わりの手も書いています。「小規模事業者では、使用できるディスプレイ等の台数が限定されているために、そのような調整を図った上でもなお税務調査にディスプレイ等を優先的に使用することが一時的に難しい状況が発生することも考えられますが、そのような場合には当該電磁的記録のコピー（複製データ）を作成して税務職員に提出できるようにしておくなどの対応に代える必要があります」。台数が要件でないことは、調査の日に1台を取り合ってよいという意味ではありません。
出力の形も、画面のハードコピーで足ります。ただし但し書きがあります。一問一答 問11は「整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できれば、画面印刷（いわゆるハードコピー）であっても、認められます」としたうえで、「一の記録事項が複数枚の書面に分割して出力されるような出力形式は、一覧的に確認することが困難となることから、整然とした形式に該当しないこととなります」としています。横に長い補助簿を画面コピーで出すと1行が2枚に割れることがあり、そこは引っかかります。
クラウドの会計ソフトでも問題ありません。
保存場所において電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、規則第２条第２項第２号に規定する状態で速やかに出力することができるときは、クラウドサービスを利用する場合や、サーバを海外に置いている場合であっても、当該電磁的記録は保存場所に保存等がされているものとして取り扱われます（一問一答 問13）
③ ダウンロードの求めは「全部に応じる」ことです
国税に関する法律の規定による当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の提示又は提出の要求に応じることができるようにしておくこと（施行規則2条2項3号）
この要件は、求められたときに応じる約束をしておけばよい、というものではありません。
そのダウンロードの求めに応じられる状態で電磁的記録の保存等を行い、かつ、実際にそのダウンロードの求めがあった場合には、その求めに応じることをいうのであり、「その要求に応じること」とは、当該職員の求めの全てに応じた場合をいうのであって、その求めに一部でも応じない場合はこれらの規定の適用…は受けられないことに留意する（取扱通達4-14）
出す形は決まっていません。
税務調査の際に税務職員が確認可能な状態で提出されるのであれば、当該電磁的記録の形式や並び順は問いませんが、通常出力可能なファイル形式等（ＣＳＶ形式等）で提供される必要があります（一問一答 問21）
ここで引っかかるのがPDFです。 帳簿をPDFに出して保存しておけば安心だと考えると、逆になります。
画像ファイルやＰＤＦ形式に変換して保存されている電磁的記録については、一般的には、検索性等の劣るものであると考えられます。したがって、検索性等を備えたデータ（ＣＳＶ形式等）も併せて保存しているなどの特段の事情がない限り、…ダウンロードの求めに応じることができるようにしておくことの要件を満たしてその電磁的記録を保存していることにはなりません（一問一答 問22）
人が読む用にPDFを置くのは自由です。要件の側で見られているのは、会計ソフトからCSV等で出せる状態が保存期間を通じて残っているかです。ソフトを乗り換えるとき、解約するとき、記帳代行をやめるときに、ここが切れます。
実際に用意するのは「事務手続を明らかにした書類」です
市販の会計ソフトを使っている会社が、新たに作ることになるのはニの書類だけです。中身は取扱通達4-6が示しています。
入出力処理（記録事項の訂正又は削除及び追加をするための入出力処理を含む。）の手順、日程及び担当部署並びに電磁的記録の保存等の手順及び担当部署などを明らかにした書類（取扱通達4-6⑷）
国税庁がサンプルを公開しています。 一問一答 問9に載っている「国税関係帳簿に係る電子計算機処理に関する事務手続を明らかにした書類（概要）」で、同じものが参考資料のページからWord形式でダウンロードできます。項目は6つです。
| 項目 | サンプルの内容 | |
|---|---|---|
| 1 | 入力担当者 | 仕訳データ入出力は、所定の手続を経て承認された証票書類に基づき、入力担当者が行う |
| 2 | 仕訳データの入出力処理の手順 | 現金・預金・手形は取引日の翌日（営業日）、売掛金は請求書の発行日の翌日（営業日）、仕入・外注費は検収日の翌日（営業日）、その他の勘定科目は取引に関する書類を確認してから1週間以内 |
| 3 | 入力内容の確認 | 入力担当者は、仕訳データを入力した日に入力内容の確認を行い、入力誤りがある場合は、これを速やかに訂正する |
| 4 | 管理責任者の確認 | 入力担当者は、業務終了時に入力データに関するデータをサーバに転送する。管理責任者はこのデータの確認を速やかに行う |
| 5 | 確認後の訂正又は削除の処理 | 管理責任者の確認後、仕訳データに誤り等を発見した場合には、入力担当者は、管理責任者の承認を得た上でその訂正又は削除の処理を行う |
| 6 | 訂正又は削除記録の保存 | 管理責任者は訂正又は削除の処理を承認した旨の記録を残す |
サンプルの入力期日は、そのまま書き写すと自分の決めごとになります。実際の処理が1週間で回っていない会社が「1週間以内」と書くと、守れない規程になります。 日数は実態に合わせて書き換えてください。
書類は紙でなくてもかまいません。取扱通達4-6のなお書きは「当該書類を書面以外の方法により備え付けている場合であっても、その内容を…保存をする場所…で、画面及び書面に、速やかに出力することができることとしているときは、これを認める」としています。
認証を受けたソフトを使っていても、書類は別に要ります
会計ソフトが要件に対応しているかどうかは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（ＪＩＩＭＡ）の認証で確かめられます。一問一答 問55は「ＪＩＩＭＡが確認（認証）したソフトウェア等は優良な電子帳簿の機能要件を満たしているといえます」としています。ただし、同じ問55には注が2つ付いています。
１ ＪＩＩＭＡ認証を受けたソフトウェア等であっても、初期設定が機能要件を満たす設定となっていない場合や、設定変更によって機能要件を満たさなくなっている場合も考えられますので、利用に当たっては、ソフトウェア等のマニュアル等で機能要件を満たす設定となっているか確認することが望まれます。 ２ また、優良な電子帳簿の要件には、システム関係書類の備付けに関する事項等、機能に関する事項以外の要件もあり、それらを含め全ての要件を満たす必要がありますので注意してください。
認証はソフトの機能についてのものです。 書類の備付けと運用は、使う側の仕事として残ります。
始められるのは、原則として課税期間の初日です
ここが段取りに最も効きます。
帳簿を備え付けて記録を蓄積していく段階の始めとは、帳簿の備付け等開始の日を指すが、課税期間…の定めのある国税に係る帳簿については、原則として課税期間の初日となることに留意する（取扱通達4-4なお書き）
一問一答 問6の解説も「国税関係帳簿については、課税期間の開始の日にそれが備え付けられ、順次それに取引内容が記録されていくものであることから、原則的には、課税期間の中途から電磁的記録等による保存をすることはできないと解されます」としています。
例外は、年の中途に業務を開始した個人です
通達も一問一答も「原則として」「原則的には」と書いています。例外があるのは、不動産所得・事業所得・山林所得を生ずべき業務のいずれも行っていなかった個人が、年の中途に業務を開始した場合です。
不動産所得、事業所得又は山林所得を生ずべき業務のいずれの業務も行っていない個人が年の中途に新たに不動産所得を生ずべき業務を開始したような場合には、例外的に課税期間の中途の日が国税関係帳簿の備付け開始日となるため（取扱通達４－４）、その新たな業務を開始した日から優良な電子帳簿の備付けを開始していれば、その業務開始の年から本措置の適用を受けることができます（一問一答 問44の解説）
この場合は、帳簿の備付けを開始する日そのものが期首ではなく開業の日になります。開業したその日から会計ソフトで付け始めるなら、その年から始められます。 優良な電子帳簿の軽減措置についても同じで、下で引く施行令の括弧書きが「新たに業務を開始した個人の当該業務を開始した日の属する課税期間については、同日」として、同じ扱いを定めています。
すでに業務を行っている人が途中で会計ソフトに切り替える場合は、原則どおり次の期首からです。
書類は期中からでも始められます
帳簿と書類は違います。 同じ問6の回答は「国税関係書類については、課税期間の中途からでも電磁的記録等による保存を行うことができます」としています。理由は「それが作成されると直ちに保存されるものであること」です。請求書の控えを今月からデータだけにするのは、期中でもできます。
したがって順序はこうなります。書類は思い立った月から、帳簿は次の期首から（開業したばかりの個人だけは、帳簿も開業の日から）。期中は、書類をそろえて事務手続を書く時間に充てることになります。
開始日は記録しておいてください。取扱通達4-2のなお書きは「電磁的記録による保存等を開始した日（保存等に代える日）及び電磁的記録による保存等を取りやめた日（保存等に代えることをやめた日）を明確にしておく必要がある」としています。
記帳を会計事務所に頼んでいる場合
委託していてもデータ保存はできます。
「自己が」とは、保存義務者が主体となってその責任において行うことをいい、例えば、国税関係帳簿書類に係る電子計算機処理を会計事務所や記帳代行業者に委託している場合も、これに含まれることに留意する（取扱通達4-3）
ただし、委託の中身には線が引かれています。
会計事務所や記帳代行業者に委託することは認められますが、国税関係帳簿の作成に当たっては、書面であるか電磁的記録であるかにかかわらず、課税期間中に記帳せず当該期間終了後にまとめて記帳することを委託する方法は、認められません。また、保存場所についても、各税法で定められているため、記帳代行業者の所在地にすることは認められません（一問一答 問20）
同じ問20の解説は、委託している場合も「保存義務者は、定期的にその電磁的記録の還元を受けることにより、備付期間においても、保存場所に備え付けているディスプレイの画面及び書面に出力することができるようにしておかなければならない」としたうえで、「この場合の「定期的」とは、通常の入出力（業務処理）サイクルのことであり、一課税期間分を一括して処理するような場合は、そもそも備付期間においてディスプレイ等に出力することができないことから、これに該当しません」としています。
まとめると、委託先に頼んでおくことは3つです。
- 期中に記帳してもらう。 期末にまとめてではなく、通常の処理サイクルで回す
- データを定期的に返してもらう。 自社の画面と書面に出力できる状態を、備付期間中も保つ
- PDFだけで受け取らない。 一問一答 問22のなお書きは、記帳代行業者がPDFを渡すこと自体は禁止ではないとしたうえで、「検索性等を備えたＣＳＶ形式に出力したデータも併せて納税者に提供しておき、当該データについてもダウンロードの求めに応じることができるようにしておくといった対応が可能です」としています
販売管理システムと会計ソフトを連携させている場合は、もう1つあります。
そのようなシステムを採用している場合において「仕訳帳」及び「総勘定元帳」を電磁的記録等により保存等するときには、原則として、集計データが保存されている会計システムのデータとともに、個別取引データが保存されている業務システムのデータを合わせて保存する必要があります（一問一答 問19）
理由は、法人税法施行規則54条が仕訳帳を「全ての取引を借方及び貸方に仕訳する帳簿」、総勘定元帳を「全ての取引を勘定科目の種類別に分類して整理計算する帳簿」と定めているからです。月次の集計仕訳だけを残すと、全ての取引を記載した帳簿になりません。同じ問19の注は、業務システムのデータに代えて個別取引が記載された売上帳などを書面に出力して保存する方法も認められるとしていますが、「この方法による場合には、優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置の適用を受けることはできません」としています。
要件を満たしていないと、何が起きるか
データを各税法上の帳簿とみなす規定は、要件を満たしているものだけを対象にしています。
第四条第一項…に規定する財務省令で定めるところに従って備付け及び保存が行われている国税関係帳簿…に係る電磁的記録…に対する他の国税に関する法律の規定の適用については、当該電磁的記録…を当該国税関係帳簿…とみなす（電子帳簿保存法8条1項）
取扱通達4-14は、ダウンロードの求めに一部でも応じず、「かつ」優良な電子帳簿の要件が備わっていなかった場合について、こう書いています。「かつ」を落とさないでください。
したがって、その求めに一部でも応じず、かつ、規則第２条第６項第５号に掲げる要件（検索機能の確保に関する要件の全て）又は第５条第４項に定める要件（優良な電子帳簿に関する要件。なお、国税関係書類については、これに相当する要件）が備わっていなかった場合には、…要件に従って保存等が行われていないこととなるから、その保存等がされている電磁的記録…は国税関係帳簿又は国税関係書類とはみなされないこととなる（取扱通達4-14）
引用中の「第５条第４項」は、いまの施行規則5条5項（優良な電子帳簿の要件）のことです。番号がずれている理由は後述します。
この記事が前提にしている「3つの要件だけで保存している帳簿」は、まさにこの両方に当たります。 優良の要件を満たしていないからこそ③が必要なのであって（規則2条2項の括弧書き）、③に応じられなければ、もう片方も備わっていません。逆に、優良の要件を満たしている帳簿は、そもそも③が課されていないので、ここには入りません。
つまり、紙も無くデータも要件を満たしていないと、帳簿を保存していない状態になります。 青色申告の承認の取消しの条文は、この場合を読み込む形になっています。
その事業年度に係る帳簿書類の備付け、記録又は保存が前条第一項に規定する財務省令で定めるところに従つて行われていないこと（法人税法127条1項1号）
電子帳簿保存法8条3項3号は、この「前条第一項」を「前条第一項又は電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律第四条第一項…のいずれか」と読み替えると定めています。要件を満たさないデータ保存は、取消しの判断の対象に入ります。実際に取り消されるかは別の話ですが、入口には置かれています。
逆に、優良な電子帳簿でないこと自体は、ここでは問題になりません。一問一答 問49は、優良の適用をやめる届出書を出した場合について「規則第２条第２項の要件を満たしていれば、優良な電子帳簿の要件を満たしていないことをもって、電磁的記録による保存等に係る帳簿書類の保存義務違反による青色申告の承認の取消し等の対象にはなりません」としています。見られているのは、この記事で挙げた3つの要件です。
やめるときは、過去の分も紙に出します
電磁的記録等による保存等を取りやめることとした場合、その取りやめることとした日において保存等していた電磁的記録等のうち、保存時に満たすべき要件を満たせなくなるものについては全て書面（紙）に出力して保存等をする必要があります（一問一答 問37。同じ趣旨を取扱通達4-35が定めています）
問37の解説は、取りやめた日以後の新たな記録分を書面で保存することに加えて、同日時点のデータについても「保存期間が満了するまで保存等をする必要があります」としています。ソフトを解約するとき、7年分を印刷することになりかねません（法人の保存期間は一問一答 問3の表のとおり帳簿・書類とも7年ですが、同じ表の注は「青色申告書を提出した事業年度で欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた事業年度または青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた事業年度においては、10年間（平成30年４月１日前に開始した事業年度は9年間）となります」としています）。始めるときに、やめるときの手順まで書いておいてください。
「優良な電子帳簿」は別の制度です
ここまでが「データで保存してよいか」の話です。優良な電子帳簿は、そこから先の優遇措置で、満たさなくても保存方法としては問題ありません。国税庁の整理も、要件を満たした帳簿を「優良以外の電子帳簿」と「優良な電子帳簿」に分けて、前者には「過少申告加算税が軽減される制度の適用を受けることはできません」としているだけです。
何が軽くなるのか
…国税通則法第六十五条（過少申告加算税）の規定の適用があるときは、同条の過少申告加算税の額は、同条の規定にかかわらず、同条の規定により計算した金額から当該過少申告加算税の額の計算の基礎となるべき税額…に百分の五の割合を乗じて計算した金額を控除した金額とする。ただし、その税額の計算の基礎となるべき事実で隠蔽し、又は仮装されたものがあるときは、この限りでない（電子帳簿保存法8条4項）
本税は変わりません。 変わるのは、後から過少申告が判明したときの加算税だけです。
過少申告加算税のほうは、国税通則法65条が決めています。1項が「百分の十の割合（修正申告書の提出が、その申告に係る国税についての調査があつたことにより当該国税について更正があるべきことを予知してされたものでないときは、百分の五の割合）」で、2項が「期限内申告税額に相当する金額と五十万円とのいずれか多い金額を超えるとき」に、その超える部分へ百分の五を加算します。
控除の基になる税額は、税目によって範囲が違います。 8条4項の括弧書きは、修正申告等の原因がデータに記録された事項に係るもの以外であるときは、その分を基礎から除くと定めていて、取扱通達8-3がこれを税目ごとに分けています。
当該税額とは、法人税、地方法人税及び消費税（地方消費税を含む。）であれば当該基礎となるべき税額の全てをいい、所得税（復興特別所得税を含む。）であれば、当該基礎となるべき税額のうち、国税関係帳簿の備付け義務があり、かつ、当該帳簿に基づき計算される所得に係る税額が対象となる（取扱通達8-3）
法人税・消費税なら増差税額の全部が対象ですが、個人事業主の所得税では帳簿から計算されない所得は外れます。同じ通達は、保険料控除・扶養控除などの所得控除の適用誤り（帳簿から計算される所得の申告漏れに伴う異動を除く）も対象外になるとしています。
架空の設例で見ます。3月決算の法人が税務調査を受け、法人税が300万円増えた場合です（期限内申告税額200万円）。計算はスクリプト（scripts/calc/chobo-data-hozon-yoken.py）で行い、出力を転記しています。
| 優良でない電子帳簿 | 優良な電子帳簿＋届出あり | |
|---|---|---|
| 65条1項（300万円 × 10％） | 300,000円 | 300,000円 |
| 65条2項（超える部分100万円 × 5％） | 50,000円 | 50,000円 |
| 電帳法8条4項（300万円 × 5％）の控除 | — | △150,000円 |
| 過少申告加算税 | 350,000円 | 200,000円 |
軽くなるのは150,000円です。期限内申告税額を400万円にすると2項の加重が無くなって300,000円と150,000円になりますが、差額は150,000円のまま変わりません。控除額は「基礎となるべき税額 × 5％」で決まっていて、加重の有無に動かされないからです。設例は架空で、端数処理が生じない金額にしています（附帯税の計算の基礎となる税額は1万円未満を切り捨て、附帯税の確定金額は100円未満を切り捨てます。国税通則法118条3項・119条4項）。
要件は3つ加わります
優良な電子帳簿の要件は、いま（令和8年中）は施行規則5条5項にあります。1号が次の3つです。
| 要件 | 中身 | |
|---|---|---|
| イ | 訂正削除の履歴の確保 | 訂正・削除を行った場合にその事実と内容を確認できること。通常の期間を経過した後に入力した場合にその事実を確認できること |
| ロ | 帳簿間の相互関連性 | 関連する他の帳簿の記録事項との間で、相互に関連性を確認できるようにしておくこと |
| ハ | 検索機能の確保 | 取引年月日・取引金額・取引先で検索できること。日付・金額の範囲指定ができること。2以上の任意の記録項目を組み合わせられること |
ハの（2）（3）は、ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には不要です（規則5条5項1号の括弧書き）。
イの訂正削除の履歴は、入力直後の打ち間違いまで全部残さなければならないわけではありません。
入力誤りについて訂正又は削除を行うための期間があらかじめ内部規程等に定められており、かつ、その期間が入力した日から１週間を超えない場合には、その期間について訂正又は削除の履歴を残さないシステムを使用することが認められます（一問一答 問27）
同じ問27の解説は、この「内部規程等」を「規則第２条第２項第１号ニに掲げる事務手続を定めた書類」と書いています。さきほどの1枚が、そのまま効いてきます。 書くか書かないかで、残る履歴の範囲が変わります。
イ（2）の「その業務の処理に係る通常の期間」は、日次・週次・月次の業務処理サイクルを指します。一問一答 問29は「外部委託やバッチ処理の場合など、業務処理サイクルとして多少長い期間を要するケースもあることから、最長２か月までの業務処理サイクルであれば、通常の期間として取り扱うこととしています」としています。
条番号は動きます。 国税庁の一問一答は「規則第５条第４項[令和８年12月31日までは規則第５条第５項となります。]」と注記しています。令和9年1月1日からは5条4項に移ります。以下で引く取扱通達が「第５条第４項」と書いているのは、いまの5条5項のことです。
対象になるのは、その税目の帳簿の全部です
一部だけ満たしても足りません。
適用を受けようとする税目に係る全ての帳簿を規則第５条第４項…の要件に従って保存し、かつ、あらかじめ本措置の規定の適用を受ける旨等を記載した届出書を提出する必要があります（一問一答 問39）
総勘定元帳と仕訳帳だけでなく、売上帳・経費帳・固定資産台帳・売掛帳・買掛帳なども、作成しているなら対象です（一問一答 問39、取扱通達8-2）。事業部や支店ごとに作っている帳簿も含みます（一問一答 問40）。会計ソフトが複数に分かれているのは構いません（一問一答 問41）。
一方で、税法が記載を求めていないものは外れます。
お尋ねの「商品有高帳」は、優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置の対象となる帳簿…には一般的には含まれませんので、この「商品有高帳」が優良な電子帳簿の要件を満たして保存等されていないことを理由として優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置が受けられなくなることはありません（一問一答 問42）
同じ問42は、青色申告関係帳簿の全部が要件を満たしている限り、業務上の必要で補助的・重複的に付けている手書きのノートや表計算ソフトも、軽減措置を妨げないとしています。
期限が課されているのは、どちらの行為か
ここは混ざりやすいところです。届出書の期限と、要件を満たし始める時期は別です。
届出書のほうは余裕があります。
規則第５条第１項及び第６項に規定する届出書は、法第８条第４項…の規定の適用を受けようとする国税…の法定申告期限までに所轄税務署長等に提出されていれば、「あらかじめ」提出されているものとして取り扱う（取扱通達8-5）
要件を満たした備付けのほうは、課税期間の初日からです。
法第八条第四項に規定する政令で定める日は、同項の修正申告書又は更正に係る課税期間…の初日（新たに業務を開始した個人の当該業務を開始した日の属する課税期間については、同日）とする（施行令2条）
課税期間を通じて規則第５条第４項…に定める要件を満たして特例国税関係帳簿の保存等を行っていなければ、当該課税期間について法第８条第４項…の規定の適用はないことに留意する（取扱通達8-1）
一問一答 問42の注も、補助的なノートを基に課税期間終了後に帳簿を作り直した場合について「課税期間の初日から青色申告関係帳簿等を優良な電子帳簿の要件を満たして備付けをしていたことにはなりませんので、過少申告加算税の軽減措置の適用を受けることはできません」としています。
届出書は後から出せますが、期中に気づいて設定を変えても、その期は対象になりません。 令和3年度の税制改正前の承認を受けていた場合も、届出書は別に必要です（一問一答 問46）。
出した後に会計ソフトを入れ替えたときは、変更の届出書が要ります。一問一答 問51は、該当する例として「使用するシステムの全面的な変更のほか、訂正又は削除の履歴の確保、帳簿間での相互関連性の確保及び検索機能の確保に係るシステムの大幅な変更（使用していた市販の会計ソフトの変更を含みますが、いわゆる同一ソフトのヴァージョンアップは含みません。）」を挙げています。
いま確認すること
上から順に見れば、自社がどこにいるか分かります。
- 帳簿を紙に出しているか、データだけか。 紙に出して保存しているなら、電子帳簿保存法の要件は関係ありません。各税法どおりです
- データだけなら、事務手続を明らかにした書類があるか。 無ければ、ここが最初の1枚です。国税庁のサンプルを自社の日数に書き換えて作ります
- 自社開発のプログラムから仕訳を作っていないか。 業者に作らせたシステムも「自社開発」に入ります。入っていれば、システム概要書と開発時の書類も要ります
- 会計ソフトからCSV等でデータを出せるか。 出せない、または誰も出し方を知らない状態なら、③は満たしていないと見たほうがよいです。解約・乗り換えの前にも確認します
- 記帳を委託しているなら、期中に記帳され、データが定期的に戻ってきているか。 期末一括は認められません
- 優良な電子帳簿を狙うなら、次の期首までに決める。 期中からは間に合いません（年の中途に業務を開始した個人だけは、開業の日から始めれば、その年から対象になります）。届出書だけは法定申告期限まで待てます
まとめ
- 会計ソフトを入れたことと、帳簿をデータだけで保存できることは別です。 電子帳簿保存法4条1項は「代えることができる」と書いていて、要件を満たさない帳簿は各税法に基づいて書面で保存することになります
- 要件は3つで、市販の会計ソフトを使っているなら用意するものは少ないです。 書類は操作説明書と「事務手続を明らかにした書類」の2つ、機器は性能も台数も問われず（ただし調査のときに優先して使える状態にしておく必要があります）、あとはデータをCSV等で出せる状態です。国税庁がサンプルを公開しているので、費用はかかりません
- PDFに変換して保存すると、ダウンロードの求めに応じられる状態にならないとされています。 人が読む用のPDFは自由ですが、要件の側はCSV等で見られています
- 帳簿は原則として課税期間の初日からしか始められません。 年の中途に業務を開始した個人だけが、その開始の日からになります。期中に切り替えられるのは請求書の控えなどの書類のほうです。手書きの帳簿と、印刷してスキャンした帳簿は対象外です
- 委託していてもできますが、期末にまとめて記帳する形は認められません。 保存場所を記帳代行業者の所在地にすることもできません
- やめるときは、要件を満たせなくなるデータを全部紙に出して、保存期間まで持ちます。 始める前に出口を決めておくほうが安全です
- 優良な電子帳簿は別の制度で、効くのは過少申告加算税です。 控除額は「基礎となるべき税額の5％」で、法人税・消費税なら増差税額の全部が基礎になりますが、所得税では帳簿から計算されない所得は外れます。隠蔽・仮装があるときは適用されません。対象の税目に係る帳簿の全部が要件を満たす必要があり、備付けは課税期間の初日から、届出書は法定申告期限までです